Tujuan dari makalah ini adalah untuk mengidentifikasi perusahaan lain yang menghadapi masalah serupa sumber daya manusia dalam hal teknologi informasi. Melalui pembandingan perusahaan yang berbeda kita dapat mempelajari bagaimana Berita Teknologi perusahaan lain telah menangani masalah sumber daya manusia tertentu yang terkait dengan teknologi informasi, sistem informasi, teknologi baru, dan keamanan data. Analisis keseluruhan telah diselesaikan dengan menggunakan penelitian pada IBM Europe, Ameriprise Financial, Terasen Pipelines, Shaw’s Supermarkets, CS Stars LLC, IBM, WORKSource Inc., dan Toshiba America Medical Systems, Inc. Makalah ini juga mencakup delapan sinopsis perusahaan yang menghadapi masalah serupa kepada yang membaca.
Teknologi baru
Dengan dunia yang terus berubah Retri Indomaret dan teknologi baru yang terus tersedia, para manajer perlu menyadari teknologi yang akan meningkatkan efektivitas di perusahaan mereka. Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) telah semakin berubah sejak pertama kali diperkenalkan di General Electric pada 1950-an. HRIS telah beralih dari proses dasar untuk mengubah sistem penyimpanan informasi manual menjadi sistem terkomputerisasi, ke sistem HRIS yang digunakan saat ini. Profesional sumber daya manusia mulai melihat kemungkinan aplikasi baru untuk komputer. Idenya adalah untuk mengintegrasikan banyak fungsi sumber daya manusia yang berbeda. Hasilnya adalah generasi ketiga HRIS yang terkomputerisasi, HRIS mandiri yang kaya fitur, berbasis luas, dan mandiri.
Banyak perusahaan telah melihat kebutuhan untuk mengubah cara operasi Sumber Daya Manusia dilakukan untuk mengikuti teknologi baru dan meningkatkan jumlah karyawan. Terasen Pipelines memindahkan kantor pusatnya dari Vancouver ke Calgary agar lebih dekat dengan minyak dan menyadari pertumbuhan besar dalam jumlah karyawan. Di masa lalu pencatatan dilakukan di atas kertas dan dengan spreadsheet. Manajer di Terasen menyadari bahwa ada kebutuhan untuk mengubah sistem yang lebih terkomputerisasi dan mencari vendor HRIS yang berbeda. Dengan beralih ke sistem HRIS, Terasen dapat menyimpan catatan yang lebih akurat serta mempersiapkan pertumbuhan di masa depan dengan lebih baik. Perusahaan lain yang melihat manfaat mengikuti teknologi baru adalah WORKSource Inc. Untuk memenuhi tantangan menangani 100 karyawan baru, WORKSource Inc. mengakuisisi program teknologi berbasis Web dari GHG Corp. seperti slip gaji elektronik, perangkat lunak absen elektronik, sistem waktu istirahat, dan sistem informasi sumber daya manusia (“Tips,” 2006). Dengan mengadaptasi program baru ini, WORKSource mampu mengurangi pemborosan dan biaya.
Internet adalah cara yang semakin populer untuk merekrut pelamar, meneliti teknologi, dan melakukan fungsi penting lainnya dalam bisnis. Memberikan layanan sumber daya manusia secara online (eHR) mendukung pengumpulan, penyimpanan, distribusi, dan pertukaran data yang lebih efisien (Friesen, 2003). Intranet adalah jenis jaringan yang digunakan oleh perusahaan untuk berbagi informasi kepada orang-orang di dalam organisasi. Intranet menghubungkan orang ke orang dan orang ke informasi dan pengetahuan dalam organisasi; itu berfungsi sebagai “pusat informasi” untuk seluruh organisasi. Sebagian besar organisasi menyiapkan intranet terutama untuk karyawan, tetapi mereka dapat diperluas ke mitra bisnis dan bahkan pelanggan dengan izin keamanan yang sesuai (Byars & Rue, 2004).
Aplikasi HRIS
Efisiensi HRIS, sistem mampu menghasilkan hasil yang lebih efektif dan lebih cepat daripada yang bisa dilakukan di atas kertas. Beberapa dari banyak aplikasi HRIS adalah: Aplikasi klerikal, pengeluaran pencarian pelamar, manajemen risiko, manajemen pelatihan, pengalaman pelatihan, perencanaan keuangan, analisis pergantian, perencanaan suksesi, administrasi tunjangan fleksibel, kepatuhan terhadap peraturan pemerintah, pelaporan dan analisis kehadiran, sumber daya manusia perencanaan sumber daya, pelaporan kecelakaan dan pencegahan dan perencanaan strategis. Dengan banyaknya aplikasi HRIS yang berbeda, sulit untuk memahami bagaimana program-program tersebut menguntungkan perusahaan tanpa melihat perusahaan yang telah mendapatkan manfaat dari program-program tersebut.
Salah satu perusahaan tersebut adalah IBM. IBM memiliki rencana pendaftaran online tanpa kertas untuk semua karyawannya. Pendaftaran online tidak hanya menghemat 1,2 juta perusahaan per tahun untuk biaya pencetakan dan pengiriman surat, karyawan senang bekerja dengan paket online. “Sejak kami mulai menawarkan pendaftaran online, kami mengetahui bahwa karyawan menginginkan akses web,” ujar Donnelly [Senior Communications Specialist], sehingga mereka dapat masuk di rumah daripada melalui intranet perusahaan. Jadi perusahaan telah berupaya untuk menerapkan sistem pendaftaran berbasis web yang dapat diakses oleh karyawan dan pensiunan dari mana saja (Huering, 2003). Dengan memanfaatkan aplikasi manfaat fleksibel yang ditawarkan HRIS, IBM dapat memangkas biaya dan memberikan kebebasan kepada karyawan untuk menemukan manfaat mereka pada waktu dan kecepatan mereka sendiri.
Perusahaan lain yang telah memanfaatkan aplikasi HRIS adalah Shaw’s Supermarkets. Agar Shaw dapat mengelola tenaga kerjanya dengan lebih baik, perusahaan memutuskan sudah waktunya untuk memusatkan operasi SDM. Setelah melihat opsi yang berbeda, Shaw memutuskan untuk menerapkan sistem Employee Self Service (ESS). Penggunaan aplikasi self-service menciptakan situasi positif bagi HR. ESS memberikan HR lebih banyak waktu untuk fokus pada isu-isu strategis, seperti manajemen tenaga kerja, perencanaan suksesi, dan manajemen kompensasi, sementara pada saat yang sama meningkatkan layanan kepada karyawan dan manajer, dan memastikan bahwa data mereka akurat. Dengan solusi ini, karyawan memiliki akses online ke formulir, materi pelatihan, informasi tunjangan, dan informasi terkait penggajian lainnya (Koven, 2002). Dengan memberi karyawan akses ke informasi pribadi mereka dan kemampuan untuk memperbarui atau mengubah informasi mereka sesuai kebutuhan, HR diberikan lebih banyak waktu untuk fokus pada masalah lain. Memahami berbagai aplikasi yang ditawarkan HRIS akan memberi perusahaan kesempatan untuk meningkatkan efisiensi karyawan dan mengurangi biaya.
Mengukur Efektivitas HRIS
Evaluasi harus menentukan apakah HRIS telah bekerja sesuai dengan harapannya atau tidak dan apakah HRIS digunakan secara maksimal (Byars & Rue, 2004). Salah satu tantangan paling signifikan yang dihadapi oleh eksekutif personalia publik saat ini adalah mengukur kinerja sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) mereka untuk membenarkan kontribusi nilai tambah dari HRIS untuk mencapai misi organisasi (Hagood & Friedman, 2002). Menerapkan program HRIS mungkin tampak sebagai batang yang diperlukan untuk perusahaan, tetapi kecuali itu akan menjadi alat yang efektif untuk operasi SDM, itu tidak akan membantu meningkatkan efisiensi dan malah dapat menghambatnya.
